6 thói quen nhỏ giúp mình x2 hiệu suất công việc

Đã bao giờ bạn rời khỏi văn phòng lúc 6 giờ tối, mệt lử, nhưng khi nhìn lại cuốn sổ tay thì ngỡ ngàng nhận ra những việc quan trọng nhất vẫn còn dang dở?

Hơn 15 năm làm nghề nhân sự, mình đã chứng kiến không biết bao nhiêu lần – và thú thật, chính mình cũng từng mắc kẹt – trong cái vòng lặp ‘bận rộn ảo’ ấy. Giữa núi công việc khổng lồ và những yêu cầu phát sinh cứ ập đến bất ngờ, quỹ thời gian của chúng ta rất dễ bị cuốn phăng đi mất. Kết quả là chúng ta cứ loay hoay cả ngày nhưng nhìn lại, những việc thực sự quan trọng vẫn cứ dậm chân tại chỗ. Dưới đây là 6 nguyên tắc đã thay đổi hoàn toàn hiệu suất của mình, giúp mình lấy lại sự chủ động và dành trọn tâm sức cho những công việc thực sự giá trị.

1. Quy tắc 2 phút (Hoàn thành mọi việc không hề khó – David Allen)

Những sự việc phát sinh trong ngày nếu bạn có thể giải quyết trong 2’ thì hãy làm luôn vì nó tiết kiệm thời gian của bạn khi bạn không cần phải ghi chú lại rồi phải suy ngẫm xem nên làm gì tiếp theo khi nhìn lại sổ ghi chú.

Trước đây khi nhân viên cần mình phê duyệt phép hay đồng nghiệp hỏi xin file hay số liệu, mình thường gật đầu để đó rồi tập trung làm tiếp việc của mình hoặc note lại vào sổ rồi làm lúc mình có thời gian. Nhưng thường là mình sẽ để quên đến hôm sau hoặc phải mất thời gian ngẫm lại ghi chú. Việc này còn lâu hơn là làm luôn lúc đó.

Tác giả James Clear trong cuốn sách nổi tiếng Atomic Habits (Thói quen nguyên tử) cũng áp dụng triệt để quy tắc này để chống lại sự trì hoãn. Về mặt tâm lý học, điều này được lý giải qua Hiệu ứng Zeigarnik: não bộ chúng ta có xu hướng ghi nhớ và bận tâm rất lâu về những việc dang dở. Khi bạn giải quyết ngay những tác vụ nhỏ, bạn đang “dọn rác” cho bộ nhớ làm việc của não, giữ cho tâm trí luôn sắc bén để làm việc sâu vào các dự án lớn hơn.

Giải quyết ngay những việc nhỏ chính là cách tốt nhất để dọn dẹp bộ nhớ cho những mục tiêu lớn.

2. Lên dàn ý cho việc ngày hôm sau vào chiều hôm trước

Cách này thật sự hiệu quả với bản thân mình. Thường thì trước khi kết thúc ngày làm việc, mình thường lên luôn danh sách các đầu việc cần làm của ngày hôm sau và xác định luôn việc quan trọng nhất và cần làm đầu tiên của ngày. Việc này có hai lợi ích chính và giúp mình thật sự tiết kiệm thời gian vì:

– Tâm trí mình vẫn đang ở trong trạng thái công việc của ngày hôm đó nên các đầu việc cần làm và những việc gì cần ưu tiên thường được liệt kê nhanh và dễ dàng hơn thay vì để đến sáng hôm sau mới lên list. Việc lên list đầu giờ sáng cũng vẫn được những nó sẽ mất thêm thời gian ngồi suy ngẫm và nghĩ lại theo dòng chảy công việc của hôm trước.

– Tiết kiệm thời gian và năng lượng để làm luôn công việc quan trọng nhất trong ngày: Thay vì bạn mất thời gian ngồi suy nghĩ và lên kế hoạch chi tiết trong ngày vào đầu giờ sáng, bạn có thể ngồi làm luôn việc quan trọng nhất khi năng lượng tinh thần của bạn ở trạng thái tốt nhất. Khi những đồng nghiệp khác của bạn vẫn đang ngồi loay hoay với việc lên kế hoạch trong ngày hay uống cafe đầu giờ sáng thì bạn đã đang giải quyết phần việc khó và quan trọng nhất trong ngày rồi.

Cách làm này chính là nền tảng của Phương pháp Ivy Lee – chiến lược mà tỷ phú thép Charles M. Schwab từng trả 25.000 USD (tương đương hàng trăm ngàn USD hiện nay) để học được vào năm 1918. Khoa học thần kinh cũng chỉ ra rằng, khi bạn lên kế hoạch từ đêm hôm trước, tiềm thức của bạn (hệ thống xử lý nền của não bộ) sẽ bắt đầu âm thầm sắp xếp và tìm ra giải pháp trong lúc bạn ngủ.

3. Lên kế hoạch chi tiết cho từng đầu việc

Trước khi bắt đầu làm bất cứ việc gì khó, cần nhiều suy nghĩ, mình thường dành từ 5-10 phút để lên kế hoạch bằng cách lên chi tiết từng bước cần làm. Việc này thoạt đầu nghe có vẻ mất nhiều thời gian nhưng nó lại giúp các bạn tập trung luôn vào việc cần làm thay vì để tâm trí đi lang thang dạo chơi. Nó giống như việc bạn vào công viên và được đưa cho một tấm bản đồ ghi rõ ràng lối đi đến địa điểm bạn muốn đến thay vì phải loay hoay tìm đường. Nhiều khi bạn còn bị những thứ khác trong công viên hấp dẫn mà quên mất cả địa điểm cần đến của mình.

Kế hoạch chi tiết không làm bạn mất thời gian, nó chỉ giúp bạn không bị lạc đường giữa những xao nhãng thường nhật

Ngoài ra cách làm này còn giúp các bạn dễ dàng đạt được trạng thái Flow State (trạng thái dòng chảy – miêu tả trạng thái khi mà tâm trí của bạn hoàn toàn chìm đắm vào công việc và năng suất đạt được ở mức cao nhất, bạn như thăng hoa, chìm đắm trong công việc đó). Tiến sĩ Mihaly Csikszentmihalyi, người đi tiên phong nghiên cứu về Flow State, chỉ ra rằng chúng ta chỉ đạt được trạng thái thăng hoa này khi có một mục tiêu rõ ràng và phản hồi tức thì.

Khoa học có nói rằng khi đưa ra được các mức công việc rõ ràng, từng bước một, não bộ sẽ dễ dàng đạt được cảm giác thành tựu khi nó đi đang cảm giác là mình hoành thành được bao nhiêu % khối lượng công việc, bao nhiêu bước trên tổng số bước, từ đó tiết ra Dopamine kích thích động lực và dễ đưa các bạn vào trạng thái thăng hoa. Tỷ phú Elon Musk cũng cực kỳ nổi tiếng với cách làm việc này: ông chẻ nhỏ các dự án khổng lồ thành những bước đi cực kỳ chi tiết để tối ưu hóa việc thực thi.

Dưới đây là ví dụ về bản kế hoạch chi tiết công việc mà mình thường áp dụng:

Tiêu đề: Lên kế hoạch cho chương trình Teambuilding 2026 của công ty

Ngày: 26.03.2026

Thời gian: 9:00 ~ 10:00

Bước 1: Lên mạng tìm hiểu các công ty du lịch xem họ đang có những chương trình như thế nào dành cho các công ty

Bước 2: Liên hệ 1-2 công ty xem họ gợi ý địa điểm và khung chương trình ra sao

Bước 3: Lên khung chương trình gồm địa điểm, kịch bản và chi phí dự kiến dựa trên khảo sát sơ bộ

Khi áp dụng các bước trên bạn hoàn toàn có thể làm từng bước sau đó đánh dấu tick vào bước đã hoàn thành và chuyển sang bước tiếp theo. Việc này giúp bạn thật sự tập trung vào việc cần làm, và hoàn thành nó đúng thời gian đã đặt ra thay vì xao nhãng vào việc khác.

4. Ghi chú lại các bước cần làm tiếp theo đối với những công việc cần làm trong nhiều lần/nhiều ngày

Quay lại với ví dụ trên, việc lên kế hoạch teambuilding cho công ty có thể sẽ mất nhiều thời gian hơn và cần nhiều ngày mới hoàn thành. Nếu hôm nay bạn chỉ có 1 tiếng để làm việc này thì hãy note lại các ý tưởng và các bước cần làm tiếp theo cho kế hoạch đó để lần sau khi bạn mở ra và tiếp tục làm, bạn sẽ biết luôn mình cần làm gì tiếp theo và tiết kiệm được thời gian tư duy lại từ đầu bản kế hoạch và ngẫm xem mình nên làm gì.

Trong giới sáng tạo, đây được gọi là “Hiệu ứng Hemingway”. Nhà văn vĩ đại Ernest Hemingway luôn cố tình dừng công việc ở một đoạn mà ông biết chắc chắn lần tới mình sẽ viết gì tiếp theo. Thủ thuật tâm lý này tạo ra một “chiếc cầu nối”. Lần tới khi mở file kế hoạch ra, bạn không phải đối mặt với rào cản tâm lý của sự bắt đầu, mà chỉ đơn giản là nhặt lại nhịp điệu dang dở.

5. Lên kế hoạch cho từng khung giờ trong ngày

Thay vì lên hẳn một to do list hoành tráng và không có mốc thời gian rõ ràng, mình thường gắn thời gian cố định cho từng đầu việc để xác định luôn thời gian và cũng kiểm soát luôn hiệu suất hàng ngày của mình. Các bạn có thể dùng Google Calendar hoặc sổ ghi chú để ghi khung giờ trong ngày tùy vào sở thích và sự thuận tiện của bạn. Mình thường kết hợp cả hai.

Não bộ của chúng ta thường sẽ tuân theo và thực hiện những gì đã được ghi chú và lên kế hoạch rõ ràng thay vì chỉ là một đầu việc mơ hồ trong sổ ghi chú. Việc gắn mốc thời gian giúp bạn chống lại Định luật Parkinson (Parkinson’s Law) – định luật phát biểu rằng “Công việc sẽ tự phình ra để lấp đầy khoảng thời gian được ấn định cho nó”. Tỷ phú Bill Gates cũng quản lý ngày của ông theo từng khối thời gian nghiêm ngặt (Time-Blocking) như vậy. Vậy nên việc bạn ghi công việc và gắn thêm thời gian cho nó sẽ làm tăng % việc bạn sẽ hoàn thành nó trong ngày thay vì trì hoãn sang hôm sau.

Khi bạn gắn thời gian vào mục tiêu, bạn đang biến một dự định mơ hồ thành một cam kết thực thi

6. Chuẩn bị sẵn một số đầu việc để giải quyết trong những khung thời gian ngắn trong ngày

Mình thường chuẩn bị sẵn một số đầu việc có thể giải quyết nhanh để làm những lúc có ít thời gian như khi đang chờ đến giờ họp hay bạn đã quá mệt để làm những việc phức tạp.

Ví dụ: Nếu sếp hẹn mình họp lúc 1:30 vậy thì mình đã có sẵn đầu việc để làm từ 1:00 – 1:30 như phê duyệt nội bộ/trả lời Email.

Kỹ thuật này tương đồng với nguyên tắc Task Batching (Gộp nhóm công việc). Tim Ferriss, tác giả cuốn Tuần làm việc 4 giờ, thường xuyên gộp các tác vụ nhỏ lẻ, ít đòi hỏi tư duy sâu vào những “khoảng thời gian chết” hoặc lúc năng lượng thấp. Bằng cách này, bạn dọn dẹp được vô số việc lặt vặt rườm rà mà không làm ảnh hưởng đến năng lượng dành cho các công việc quan trọng.

Hiệu suất thực sự không nằm ở việc bạn cố gắng vắt kiệt sức lực để làm càng nhiều việc càng tốt, mà là làm đúng việc, đúng thời điểm và quản lý sự tập trung của mình một cách thông minh. Để bắt đầu, bạn không cần phải ép mình thực hiện ngay cả 6 nguyên tắc này.

Hãy cứ thử áp dụng 1 hoặc 2 nguyên tắc mà bạn thấy tâm đắc nhất vào ngay ngày mai. Mình tin chắc chỉ sau vài ngày, bạn sẽ thấy thời gian của mình như được “nhân bản” và áp lực công việc vơi đi đáng kể.

Bạn ấn tượng với nguyên tắc nào nhất, hay đang áp dụng bí kíp nào khác để quản lý thời gian hiệu quả? Cùng chia sẻ với mình nhé!